Assistente Administrativo - Central de Notas

Descrição da vaga

Executar, de forma centralizada para as unidades, os processos de troca de notas fiscais e de suporte administrativo ao carregamento e à expedição de grãos, de acordo com as políticas e procedimentos da empresa, garantindo agilidade, conformidade fiscal e o cumprimento dos SLAs de atendimento da Central de Notas.

Responsabilidades e atribuições

• Receber e tratar as Notas Fiscais de Produtor (NFP) enviadas pelas unidades pelo painel da Central, conferindo dados fiscais, produto, quantidades, vínculo com o contrato e a aplicação de isenção de Funrural quando houver liminar vigente, dentro do SLA definido.
• Executar em sistema a troca de notas fiscais (emissão das notas de saída/remessa vinculadas às NFPs recebidas) nas operações CIF e FOB, garantindo que os carregamentos sigam sem interrupções e em conformidade com a legislação fiscal.
• Apoiar o cadastro da rota (localização) do cliente, coletando as informações junto ao Comercial de Grãos/Originação, para que a Logística realize o cálculo do frete.
• Solicitar as cotas de frete na plataforma Velog, acompanhar o aceite pelas transportadoras e apoiar a Logística no agendamento de carregamentos e descargas.
• Acionar a Logística pelo canal definido para liberação de contratos e alterações de datas de carregamento, registrando as solicitações e os retornos.
• Atuar como ponto de contato das transportadoras para a documentação do carregamento (notas fiscais, agendamentos e liberações), em alinhamento com a unidade de origem.
• Comunicar às unidades, ao Comercial de Grãos e aos clientes, conforme o fluxo definido, o status dos carregamentos e eventuais restrições, como o acesso de caminhões comprometido por condições climáticas.
• Verificar a situação das notas fiscais junto à SEFAZ e tratar rejeições, cancelamentos e cartas de correção conforme procedimento fiscal, escalando ao supervisor da Central ou à área Fiscal os casos fora do padrão.
• Identificar divergências entre NFP, nota emitida, carregamento e contrato, registrando a ocorrência e acionando o supervisor e as áreas responsáveis para regularização.
• Conferir, digitalizar e arquivar NFPs, notas fiscais de entrada e saída, canhotos e demais documentos do processo, garantindo rastreabilidade e organização.
• Registrar os atendimentos no painel da Central, mantendo status e prazos atualizados para o acompanhamento do SLA e dos indicadores da área.
• Manter atualizados os cadastros de clientes, produtores e transportadoras necessários à emissão das notas, a partir das informações e documentações recebidas.
• Prestar suporte em auditorias internas e externas e atender clientes internos e externos nas demandas relacionadas a notas fiscais e documentação de carregamento.

Requisitos e qualificações

• Ensino Médio Completo;
• Desejável Pacote Office (Excel intermediário) e ERP;
• Desejável noções de rotinas fiscais: NF-e, Nota Fiscal de produtor, CFOP, SEFAZ e Funrural;
• Desejável noções de logística de grãos (operações CIF/FOB, frete e expedição).

Informações adicionais

• Vale Alimentação / Refeição;
• Plano de Saúde Unimed;
• Plano Odontológico;
• Auxílio Educação;
• Seguro de Vida;
• PLR Anual.